In Zusammenarbeit mit einem österreichischen Lasertechnologieunternehmen haben wir erfolgreich ein vollständig maßgeschneidertes monday.com-CRM entwickelt, das genau auf die Bedürfnisse des Kunden zugeschnitten ist. Dazu gehörten die Integration eines umfassenden E-Mail-Archivs mit rund 100.000 E-Mails aus verschiedenen Quellen (darunter Outlook und Thunderbird) sowie die Einrichtung einer bidirektionalen Anbindung an SAP Business One.
Die ursprüngliche Lösung des Kunden stützte sich stark auf Excel-Tabellen in Kombination mit dem bestehenden SAP-System zur Verwaltung von Leads, Kunden- und Produktdaten sowie zur Abwicklung von Bestellungen und Projekten. Unser Ziel war es, die Vertriebs- und Vertriebsprozesse zu optimieren, indem wir SAP durch monday.com als flexible CRM-Lösung ergänzten.
SAP wurde als zentraler Datenspeicher festgelegt, mit klar definierten Datenverantwortlichkeiten und Synchronisationspunkten. In monday.com wurden Standard-Vertriebsprozesse implementiert, darunter eine strukturierte Kundendatenbank mit Leads, Kunden- und Unternehmensinformationen. Sobald ein Auftrag bestätigt wurde, flossen die Daten in SAP ein. Umgekehrt wurden Auftragsdaten, einschließlich Status und Aktualisierungen, von SAP zurück nach monday.com synchronisiert, sobald relevante Datensätze angelegt oder geändert wurden.
Darüber hinaus wünschte sich der Kunde bestimmte Arbeitsabläufe wie Dateneingabe, den Import von Excel-Listen, automatisierte E-Mail-Antworten, Erinnerungen und Kampagnenmanagement – all dies wurde erfolgreich auf monday.com konzipiert und umgesetzt. Dank unserer vorbereiteten Boards und automatisierten Arbeitsabläufe kann der Kunde nun seine Vertriebsprozesse mit umfassender Automatisierungsunterstützung effizient verwalten.
Der SAP-Konnektor wurde von IT-Spezialisten als API-zu-API-Integration entwickelt, die auf AWS gehostet und auf der lokalen Serverinfrastruktur des Kunden bereitgestellt wird. Dieser bidirektionale Konnektor wird vollständig über monday.com gesteuert. Mithilfe von Zeitstempeln erkennt der Konnektor beispielsweise neue oder aktualisierte Datensätze in SAP, ruft die Daten ab und aktualisiert oder erstellt entsprechende Datensätze in monday.com.
Ein zentrales Anliegen des Kunden war die Verwaltung von Datenduplikaten. Um dies zu lösen, wurden spezielle Workflows definiert, die Duplikate verhindern und Datensätze bei Bedarf zusammenführen. Zusätzlich unterstützt die in monday.com integrierte Funktion zur Duplikaterkennung diese Bemühungen. Wenn in SAP ein neuer Auftrag angelegt wird, identifiziert der Konnektor diesen durch einen Zeitstempelvergleich und synchronisiert ihn mit monday.com. Auch vollständige Dokumente wie Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Versandbestätigungen werden von SAP an monday.com übertragen, sodass das Vertriebsteam automatisierte Benachrichtigungen direkt über das monday-CRM per E-Mail erhält. Der gesamte E-Mail-Verlauf wird dem entsprechenden Kundendatensatz angehängt.
Eine der größten Herausforderungen bestand darin, rund 100.000 historische E-Mails zu integrieren. Der Import dieser Daten in die vorbereiteten oder neu angelegten Tabellen und Kundendatensätze in monday.com war unkompliziert, allerdings mussten wir dabei die der Plattform innewohnenden Einschränkungen berücksichtigen. Da die interne Suchmaschine im Widget „E-Mails & Aktivitäten“ von monday.com noch keine Volltextsuche unterstützt (eine Funktion, die derzeit von monday.com entwickelt wird), haben wir eine Umgehungslösung implementiert, indem wir E-Mails als „Updates“ importiert haben. Obwohl in „Updates“ keine Filterfunktion verfügbar ist, ermöglicht dieser Ansatz die Volltextsuche innerhalb der E-Mails und integriert diese in die globale Suchfunktion von monday.com.
Eine weitere Einschränkung besteht darin, dass das Erstellungsdatum dieser Updates zum Zeitpunkt des Imports automatisch von monday.com festgelegt wird und die API kein Überschreiben dieses Zeitstempels zulässt. Dies betrifft jedoch nur die importierten Archiv-E-Mails und nicht zukünftige eingehende E-Mails, die nativ verarbeitet werden.
Während des gesamten Prozesses hatten Datenschutz und Sicherheit oberste Priorität. Der SAP-Konnektor wird auf den sicheren lokalen Servern des Kunden installiert, und die gesamte Datenverarbeitung innerhalb von monday.com erfolgt auf Servern innerhalb der Europäischen Union (genauer gesagt in Deutschland), wodurch die vollständige Einhaltung der DSGVO und der lokalen Datenschutzbestimmungen gewährleistet ist. Der Kunde behält jederzeit die vollständige Kontrolle über seine sensiblen Daten.
Das Ergebnis ist eine leistungsstarke, integrierte CRM-Lösung, die die Stärken von monday.com und SAP Business One vereint, einen umfassenden Zugriff auf historische E-Mails mit Suchfunktionen ermöglicht und die strengen Datenschutzanforderungen des Kunden erfüllt.
Für eine Arbeitskammer in Österreich haben wir erfolgreich eine vollständige Datenmigration innerhalb von monday Work Management durchgeführt. Als langjähriger Nutzer wurden deren monday WM Pro-Lizenzen noch immer auf den in den USA ansässigen Servern von monday.com gehostet – aus einer Zeit, als es noch keine Optionen für die Datenspeicherung innerhalb der EU gab. Dies bedeutete, dass ihre Konfiguration nicht mehr den Compliance-Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entsprach. Die Organisation wandte sich an uns, um Unterstützung bei der Migration ihres Kontos in das EU-Rechenzentrum – konkret in die Region Frankfurt – zu erhalten.
Das Projekt umfasste die Migration von etwa 100 Boards und 2.000 einzelnen Datensätzen. Neben der Neuerstellung jedes Boards im neuen Konto mussten alle Automatisierungen, Dateien, Dokumente, Links und Bilder neu implementiert oder erneut hochgeladen werden. Trotz der Komplexität haben wir die Migration innerhalb von nur 2,5 Tagen abgeschlossen – pünktlich und zur vollsten Zufriedenheit unseres Kunden.
Wir stützen uns auf einen bewährten, effizienten Arbeitsablauf, der es uns ermöglicht, migrationen zu monday.com schnell und ohne Datenverlust durchzuführen. Die einzige technische Einschränkung in solchen Fällen ist der Umgang mit Zeitstempeln: monday.com erlaubt derzeit keine manuelle Festlegung von Erstellungsdaten, was bedeutet, dass alle Elemente während der Migration neue Zeitstempel erhalten. Dies ist eine plattformseitige Einschränkung, die nicht umgangen werden kann.
Über die reine Datenübertragung hinaus bieten Migrationen wie diese wertvolle Möglichkeiten, Arbeitsabläufe zu optimieren, versteckte Ineffizienzen aufzudecken und Verbesserungen umzusetzen. Infolgedessen profitiert die Arbeiterkammer nun von einer optimierten Struktur und einem höheren Automatisierungsgrad – Verbesserungen, die wir während der Umstellung umgesetzt haben.
Für ein innovatives IT-Beratungsunternehmen mit Sitz in Österreich haben wir eine vollständig maßgeschneiderte CRM-Lösung auf Basis von Monday.com konzipiert und implementiert. Das System wurde speziell auf die individuellen Anforderungen des Kunden in verschiedenen Geschäftsbereichen zugeschnitten, darunter:
Kunden- und Unternehmensdatenbanken
Boards für das Account- und Kontaktmanagement
Überwachung der Vertriebspipeline mit Phasenverfolgung und Prognosen
Projektverfolgung und -controlling
Finanz-Dashboards und KPI-Übersichten
Analytische und statistische Berichte
Aktivitäts- und E-Mail-Management
Google Workspace-Integration (Kalender, Gmail)
Direkte Verknüpfungen zum internen Wiki, zu Jira-Boards und zu Tools für das Rechnungsmanagement
Die zentrale Anforderung des Kunden war eine zentralisierte Plattform zur Verwaltung von Kampagnen zur Lead-Generierung, Kontaktaktivitäten, der Nachverfolgung von Vertriebsschritten, der Wahrscheinlichkeit von Geschäftsabschlüssen und Projektübersichten – alles an einem Ort. Wir haben die Boards so strukturiert und miteinander vernetzt, dass Vertrieb, Kundenbetreuung und Betrieb nahtlos zusammenarbeiten können. Die meisten Prozesse wurden automatisiert, um manuellen Aufwand zu reduzieren und Fehler zu minimieren.
Wir erstellten E-Mail-Vorlagen für die Lead-Pflege und die Kaltakquise, richteten eine Aktivitätserfassung ein und konfigurierten intelligente Automatisierungen, um zeitnahe Nachfassaktionen sicherzustellen. Durch die Integration des Google-Kontos wurden Termine und E-Mails automatisch synchronisiert, was die Produktivität des Teams und die Transparenz über den gesamten Sales Funnels hinweg verbesserte.
Das Implementierungsprojekt wurde in etwa einer Woche abgeschlossen und umfasste alles von der anfänglichen CRM-Architektur über den Datenimport und die Datenbereinigung bis hin zur Automatisierung von Dashboards, der Verknüpfung von Prozessen, der Schulung der internen Mitarbeiter sowie iterativen Optimierungen auf der Grundlage von echtem Nutzer-Feedback aus den ersten Tagen des Live-Betriebs.
Das Ergebnis? Ein optimiertes, benutzerfreundliches CRM-System, das es dem Team des Kunden ermöglichte, schneller, effizienter und übersichtlicher zu arbeiten. Der Kunde war sichtlich zufrieden mit dem Ergebnis und nutzt Monday.com nun in vollem Umfang, um das Unternehmenswachstum voranzutreiben.
In diesem Projekt geht es um die Entwicklung eine GIS-basierte 3D-Umgebung, das zugleich diverse Funktionen gewährleistet, Daten- bzw. Informationsplatzhalter eingebettet hat und CAD-Daten hineingeladen werden können. Die Idee dieses Projektes ist eine zentrale Datenhaltungsplattform, ähnlich einer zentralen Datenbank ,zu bilden, woran mittels API angeschlossene Systeme Daten ziehen können. Das Projekt war zunächst als Pilotprojekt aufgesetzt. Die zentrale Software war ArcGIS von der amerikanischen Firma ESRI. Zur Seite stand ein weiterer Dienstleister, ein ArcGIS-Partner, aus Wien, Österreich.
Der erste Schritt war das aufbauen von Servern mit Test- und Produktivumgebung. Zudem konnten wir ein
ACCA us.BIM prototyp
Softwaremodulentwicklungen (mbAEC)