Software Referenz
Software Reference
Agorando Technologies GmbH (2025-2026)
Implementierung eines CAFM-Systems mit KI-gestütztem Informationsmanagement
Projektbeschreibung
Im Zeitraum von November 2024 bis März 2026 wurde für die Agorando Technologies GmbH (Tochtergesellschaft der Ravensburger Gruppe) in Rötha bei Leipzig ein digitales Facility-Management-System auf Basis von RKV-View eingeführt.
Ziel des Projekts war der Aufbau einer zentralen, strukturierten und skalierbaren Informationsplattform, die sämtliche gebäudebezogenen Daten – von Flächen über Räume bis hin zu Anlagen und Dokumenten – integriert und im Sinne eines durchgängigen Informationsmanagements nutzbar macht.
Die Umsetzung erfolgte in enger Zusammenarbeit mit der ISH Solutions GmbH. Das System wurde entwickelt, um eine zentrale Datenquelle für Informationen zu Anlagen, Vermögenswerten und Gebäuden bereitzustellen und so konsistente und zuverlässige Daten für alle Beteiligten zu gewährleisten. Darüber hinaus wurden standardisierte Datenstrukturen und Arbeitsabläufe eingeführt, um einen effizienten Anlagenbetrieb, Instandhaltungsprozesse und künftige Digitalisierungsinitiativen zu unterstützen.
Projektumfang und Umsetzung
Am Standort Rötha bei Leipzig wurden insgesamt 12 Lagerhallen sowie ein Bürogebäude digital erfasst und systematisch in die Plattform integriert. Bestehende Planunterlagen (DWG, PDF) wurden analysiert, qualitätsgesichert und in eine strukturierte Datenbasis überführt.
Ergänzend erfolgte eine digitale Bestandserfassung vor Ort mittels Scanverfahren und 360°-Dokumentation. Dabei wurden neben der Geometrie insbesondere Inventar, Hochregallagerstrukturen sowie technische Anlagen wie Sprinklersysteme aufgenommen und mit den Bestandsplänen verknüpft.
Durch die Kombination aus CAD-Daten, Scandaten und strukturierten Objektinformationen entstand ein digitaler Zwilling des Standorts, der als zentrale Grundlage für Betrieb, Analyse und Weiterentwicklung dient.
Datenstruktur und Systemarchitektur
Die Implementierung umfasste den Aufbau einer klar strukturierten Daten- und Objekthierarchie (Gebäude → Bereiche → Räume → Anlagen). Dabei wurden geometrische und alphanumerische Informationen konsistent miteinander verknüpft.
Besonderer Fokus lag auf einer praxisorientierten Datenmodellierung, die sowohl operative FM-Prozesse als auch strategische Auswertungen unterstützt. Die Integration von visuellen Daten (Pläne, Scans, 360°) ermöglicht dabei eine direkte Navigation zwischen Raum, Objekt und Information.
Flächen-, Raum- und Zugangsmanagement
Im System wurde ein integriertes Flächen- und Raummanagement aufgebaut, das eine differenzierte Abbildung von Nutzungen, Flächentypen und organisatorischen Zuordnungen ermöglicht. Dadurch entsteht eine belastbare Grundlage für Belegungsanalysen, Flächenoptimierung und betriebliche Entscheidungen.
Ergänzend wurde ein digitales Schlüssel- und Zugangsmanagement implementiert, das die strukturierte Verwaltung von Schließanlagen, Berechtigungen und Schlüsselzuweisungen ermöglicht. Dies erhöht die Transparenz und reduziert organisatorische Aufwände im laufenden Betrieb.
KI-gestütztes Dokumenten- und Informationsmanagement
Ein wesentlicher Mehrwert der Lösung liegt im integrierten, KI-gestützten Dokumenten- und Informationsmanagement innerhalb von RKV-View.
Dokumente wie Wartungsunterlagen, Prüfberichte oder technische Spezifikationen werden nicht nur zentral verwaltet, sondern automatisiert analysiert, strukturiert und kontextbezogen zugeordnet. Die KI unterstützt insbesondere bei:
- der automatischen Klassifizierung und Verschlagwortung von Dokumenten
- Zusammenfassung von Dokumenteninhalte
- der Zuordnung zu Gebäuden, Räumen und Anlagen
- der Reduktion manueller Eingaben bei Dokumentation und Mängelerfassung durch automatisches Befüllen von Formularfelder
- Anlegen von Tickets/Cases automatisiert aus Bilderfassung
Darüber hinaus unterstützt die Plattform operative Prozesse durch KI-basierte Assistenzfunktionen, beispielsweise bei der strukturierten Erfassung von Vorgängen oder der intelligenten Aufbereitung von Informationen.
Dies führt zu einer deutlichen Effizienzsteigerung im Betrieb, einer verbesserten Datenqualität sowie einer signifikant schnelleren Verfügbarkeit relevanter Informationen.
Integration visueller Daten und digitaler Zwilling
Die Einbindung von 3D-Scans und 360°-Panoramen ermöglicht eine visuelle Verknüpfung mit der strukturierten Datenbasis. Nutzer können Gebäude digital begehen, Anlagen lokalisieren und Informationen direkt im räumlichen Kontext abrufen.
Diese intuitive Navigation verbessert die Datenzugänglichkeit, Transparenz und Effizienz bei Planungs-, Instandhaltungs- und Betriebsaufgaben erheblich. Durch die Verknüpfung visueller Darstellungen mit Anlagen- und Objekdaten können Nutzer relevante Informationen schnell identifizieren und räumliche Zusammenhänge besser nachvollziehen. Der Ansatz unterstützt zudem eine präzisere Entscheidungsfindung und erleichtert die Zusammenarbeit zwischen technischen, betrieblichen und leitenden Teams.
Diese Kombination aus visueller und strukturierter Information bildet die Grundlage für einen praxisnah nutzbaren digitalen Zwilling.
Schulung und Betriebsübergang
Die Einführung wurde durch eine strukturierte Vor-Ort-Schulung begleitet. Vermittelt wurden sowohl die Anwendung der Plattform als auch administrative Funktionen und Datenpflegeprozesse. Ziel war die Sicherstellung eines eigenständigen Betriebs und einer nachhaltigen Nutzung durch den Auftraggeber.
Ergebnis und Mehrwert
Mit der Implementierung von RKV-View wurde eine zentrale CAFM-Plattform mit integrierter KI-Unterstützung geschaffen, die:
- sämtliche Gebäude-, Flächen- und Anlagendaten konsistent zusammenführt
- den Zugriff auf Informationen signifikant beschleunigt
- manuelle Aufwände in Dokumentation und Datenpflege reduziert
- eine fundierte Grundlage für operative und strategische Entscheidungen bietet
- skalierbar für weitere Standorte und Anwendungsfälle ist
Das System wird aktuell weiter ausgebaut und bildet die Basis für ein unternehmensweites, digitales Facility Management.